Kaksi samaa lehteä alkaa pudota postiluukusta samana aamuna, ja ensimmäinen ajatus on yleensä ”tilasinko tämän vahingossa uudestaan?” Päällekkäinen lehtitilaus on yllättävän yleinen ongelma erityisesti silloin, kun samaa Kotilieden tai Tekniikan Maailman tilausta on hankittu useasta eri kanavasta – esimerkiksi kestotilaus verkkokaupasta ja sen päälle lehtitilauskampanjan lahjatilaus messuilta.
Miksi sama lehti voi tulla kahteen kertaan
Yleisin syy on se, että tilaus on tehty kahdesta eri paikasta ilman että kumpikaan taho tietää toisesta. Perheenjäsen on saattanut tilata Kodin Kuvalehden lahjaksi samaan osoitteeseen, jossa on jo ennestään voimassa oleva kestotilaus.
Toinen tyypillinen tilanne syntyy muuton yhteydessä. Jos osoitteenmuutos on tehty vain toiseen järjestelmään – esimerkiksi kustantajan omaan asiakaspalveluun, mutta ei jälleenmyyjän kautta tehtyyn tilaukseen – vanha ja uusi tilaus voivat molemmat jäädä aktiivisiksi eri nimillä tai eri osoitetiedoilla.
Kolmas syy on kampanjasekaannus. Moni tilaa lehden esimerkiksi Black Fridayn alennustarjouksesta huomaamatta, että kotona on jo entuudestaan voimassa oleva tilaus samaan nimeen. Etenkin Black Fridayn alennuskampanjat houkuttelevat tilaamaan uudelleen, koska hinta näyttää niin hyvältä ettei tule tarkistaneeksi omia voimassa olevia tilauksiaan.
Näin tunnistat, mistä päällekkäisyys johtuu
Kokenut asiakaspalvelija katsoo ensimmäisenä tilausnumeroita, ei nimiä. Jos samassa taloudessa on kaksi eri tilausnumeroa samalle lehdelle, kyse on todennäköisesti kahdesta erillisestä sopimuksesta – ei yhdestä virheestä, joka korjaantuisi itsestään.
Selvitä ensin nämä kolme asiaa:
Mistä molemmat tilaukset on tehty – tarkista tilausvahvistukset sähköpostista tai laskuista. Yksi tilaus voi olla tehty esimerkiksi kustantajan omalta sivulta ja toinen jälleenmyyjän kautta.
Millä nimellä ja osoitteella kumpikin on rekisteröity – usein toinen tilauksista on esimerkiksi puolison nimissä, vaikka lehti tulee samaan postilaatikkoon.
Kumpi tilaus on kestotilaus ja kumpi määräaikainen – tämä ratkaisee, kumpi kannattaa säilyttää. Kestotilaus ja määräaikaistilaus eroavat siinä, että kestotilaus jatkuu automaattisesti laskutuskauden vaihtuessa, kun taas määräaikainen päättyy itsestään sovittuna ajankohtana.
Näiden tietojen kerääminen ennen yhteydenottoa nopeuttaa asian selvittämistä huomattavasti – asiakaspalvelu tarvitsee juuri nämä tiedot pystyäkseen yhdistämään tai perumaan oikean tilauksen.
Yleinen virhe: tilauksen peruminen liian nopeasti
Moni tekee sen virheen, että perii tai peruuttaa jommankumman tilauksen soittamatta ensin asiakaspalveluun. Jos perut väärän tilauksen – esimerkiksi sen, jossa on vielä 8 kuukautta jäljellä maksettua tilausaikaa – jäljelle jäävä tilaus saattaa olla se lyhyempi tai kalliimpi vaihtoehto.
Toinen yleinen virhe on olettaa, että kustantaja huomaa päällekkäisyyden automaattisesti. Esimerkiksi Otavamedian tai Sanoman järjestelmät eivät useinkaan tunnista kahta erillistä tilaajanumeroa samaksi taloudeksi, vaikka osoite olisi identtinen – varsinkin jos nimissä on pienikin kirjoitusero, kuten ”Matti Virtanen” ja ”M. Virtanen”.
Kolmas virhe on jättää reklamoimatta ylimääräisistä laskuista. Jos kahta tilausta on maksettu vahingossa rinnakkain esimerkiksi 3 kuukauden ajan, osa summasta on usein mahdollista saada hyvitettynä takaisin – mutta vain jos asiasta ottaa yhteyttä kohtuullisessa ajassa.
Vaiheittainen ohje päällekkäisyyden purkamiseen
Aloita ottamalla esiin molempien tilausten tiedot: tilausnumero, tilaajan nimi, alkamispäivä ja jäljellä oleva tilausjakso. Nämä löytyvät yleensä tilausvahvistuksesta tai laskusta.
Ota tämän jälkeen yhteyttä kustantajan asiakaspalveluun – ei jälleenmyyjään, jos tilaukset on tehty kahdesta eri kanavasta samalle kustantajan lehdelle. Kerro molempien tilausten tilausnumerot ja pyydä selkeästi joko toisen tilauksen perumista tai molempien yhdistämistä yhdeksi jatkuvaksi tilaukseksi, jonka päättymispäivä siirtyy myöhemmäksi.
Sovi samalla, kumpi tilaus jää voimaan. Käytännön nyrkkisääntö on säilyttää se, jossa on enemmän jäljellä olevaa tilausaikaa tai edullisempi hinta – esimerkiksi jos toinen tilaus on tehty 39 €/vuosi -kampanjahintaan ja toinen normaalihintaan 89 €/vuosi, kannattaa yleensä säilyttää edullisempi ja pyytää jäljellä olevan ajan hyvittämistä toisesta.
Pyydä lopuksi kirjallinen vahvistus sähköpostitse siitä, mikä tilaus on voimassa ja mihin asti. Tämä on tärkeää erityisesti, jos myöhemmin ilmenee vielä uusia laskuja vanhasta tilauksesta.
Myytti: päällekkäinen tilaus korjaantuu itsestään
Yleinen väärinkäsitys on, että kustantaja huomaa kahdesti laskutetun tilaajan ja korjaa tilanteen automaattisesti. Näin ei käytännössä tapahdu, koska tilausjärjestelmät käsittelevät jokaista tilausnumeroa erillisenä sopimuksena riippumatta siitä, että toimitusosoite on sama.
Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa toinen tilauksista on tehty puhelimitse messuilla tai kotimyynnissä. Tällöin tilaus ei aina päädy samaan asiakasrekisteriin kuin verkossa tehty tilaus, vaikka kyse olisi samasta kustantajasta. Puhelimitse tehdyssä lehtitilauksessa kannattaakin aina varmistaa heti tilaushetkellä, onko samaan osoitteeseen jo voimassa olevaa tilausta samalle lehdelle.
Usein kysyttyä
Saanko rahat takaisin, jos olen maksanut kahta samaa lehteä vahingossa?
Kyllä, useimmiten jäljellä olevan tilausajan osuus on mahdollista saada hyvitettynä, kun ottaa yhteyttä kustantajan asiakaspalveluun ja osoittaa molemmat tilaukset. Hyvityskäytäntö vaihtelee kustantajakohtaisesti, joten summa ja tapa – rahapalautus tai hyvitys seuraavaan laskuun – kannattaa aina varmistaa erikseen.
Voiko kaksi eri kanavan kautta tehtyä tilausta yhdistää yhdeksi?
Kyllä, kustantaja voi yleensä yhdistää tilaukset, jos molemmat koskevat samaa lehteä ja samaa toimitusosoitetta. Käytännössä tämä tarkoittaa, että toinen tilaus perutaan ja jäljellä oleva maksettu aika siirretään jatkamaan toista, säilytettävää tilausta.
Miten estän saman virheen jatkossa?
Pidä kaikki tilausvahvistukset ja laskut tallessa yhdessä paikassa, ja tarkista ennen uuden tilauksen tekemistä – erityisesti kampanja-aikaan – onko samaan osoitteeseen jo voimassa olevaa tilausta. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun eri perheenjäsenet saattavat tilata lehtiä toisistaan tietämättä.
Päällekkäinen tilaus ei ole harvinainen kömmähdys, mutta se on aina purettavissa muutamalla puhelinsoitolla tai sähköpostilla. Tärkeintä on selvittää tilausnumerot ja jäljellä olevat ajat ennen kuin perii kumpaakaan tilausta, jotta lopputuloksena on yksi selkeä, oikean pituinen tilaus ilman ylimääräistä laskutusta.