Yritysten viestintätiimit tilaavat usein kymmeniä lehtiä eri osastoille ilman, että kukaan katsoo kokonaisuutta – ja juuri siihen lehtitilausten kilpailutus ja keskittäminen tarjoaa ratkaisun. Kun kirjaston aikakauslehdet, myynnin ammattilehdet ja vastaanoton viihdelehdet tilataan yhdessä yhden vastuuhenkilön kautta, säästö näkyy sekä laskutuksessa että ajankäytössä.
Miksi lehtitilaukset karkaavat käsistä yrityksessä
Tyypillisessä 50–100 hengen organisaatiossa lehtitilaukset ovat syntyneet ajan myötä osasto kerrallaan. Myyntitiimi tilasi Kauppalehden vuonna 2019, HR tilasi Talouselämän erillisenä hankintana, ja vastaanotto on tilannut 7 Päivää ja Seiska-lehteä niin kauan, ettei kukaan enää muista miksi.
Lopputulos on 8–15 erillistä laskua vuodessa, eri eräpäivinä, eri kustantajilta. Kukin tilaus on hinnoiteltu yksittäistilauksen mukaan, vaikka volyymi kokonaisuutena olisi riittänyt neuvottelemaan paremmat ehdot. Yritys saattaa maksaa samasta Talouselämä-tilauksesta 15 % enemmän kuin toinen osasto, koska tilaukset on tehty eri aikaan eri kampanjahinnoilla.
Mitä kilpailutus yrityksen lehtitilauksissa tarkoittaa käytännössä
Kilpailutus ei tarkoita, että jokainen yksittäinen lehti pitäisi laittaa tarjouspyyntökierrokselle. Käytännössä se tarkoittaa kolmea asiaa: kaikkien nykyisten tilausten kartoitusta, hintavertailua eri tilauskanavien välillä ja sopimusehtojen yhtenäistämistä.
Ensimmäinen askel on koota Excel-taulukko: mikä lehti, kuka tilaaja, mikä hinta, milloin uusiutuu, mikä laskutusväli. Tämä paljastaa yllättävän usein päällekkäisyyksiä – esimerkiksi kaksi eri osastoa tilaa samaa Tekniikka ja Talous -lehteä erikseen, vaikka yksi yhteinen tilaus riittäisi kiertämään useamman lukijan pöydällä.
Toisessa vaiheessa verrataan hintoja. Kustantajan oma verkkokauppa, jälleenmyyjä ja puhelinmyynti voivat erota samasta lehdestä jopa 20–30 % vuositasolla, ja tämä kannattaa selvittää ennen sopimusten uusimista.
Keskittäminen yhdelle tilaajalle – edut ja sudenkuopat
Kun kaikki tilaukset siirretään yhden vastuuhenkilön – tyypillisesti office managerin tai hallinnon assistentin – nimiin ja yhteen sähköpostiosoitteeseen, hyöty näkyy nopeasti. Laskutus yksinkertaistuu yhdeksi tai kahdeksi koontilaskuksi kuukaudessa, eräpäivät voidaan sopia yhtenäisiksi, ja tilaustietojen päivitys hoituu yhdellä yhteydenotolla jokaiseen kustantajaan erillisten sijaan.
Keskittämisessä on kuitenkin sudenkuoppansa. Jos kaikki tilaukset ovat yhden henkilön nimissä ja hän vaihtaa työpaikkaa, tilausten haltuunotto seuraajalle voi takkuilla, jos tiedot eivät ole dokumentoituna. Kannattaa käyttää yrityksen yleistä sähköpostiosoitetta (esimerkiksi lehdet@yritys.fi) henkilökohtaisen sähköpostin sijaan, jotta vastuu ei ole sidottu yksittäiseen ihmiseen.
Toinen yleinen virhe on keskittää tilaukset liian nopeasti ilman kartoitusvaihetta. Jos vanhat sopimukset irtisanotaan ennen kuin uudet on neuvoteltu, yritys voi jäädä väliaikaisesti ilman tärkeitä ammattilehtiä – esimerkiksi tilintarkastajien tarvitsemaa Tilisanomat-lehteä.
Kestotilaus vai määräaikaistilaus yrityskäytössä
Yrityksille sopii usein eri ratkaisu kuin kuluttajalle. Kun tilaaja on vaihtuva henkilö eikä yksittäinen kotitalous, kestotilauksen ja määräaikaistilauksen erot korostuvat: kestotilaus uusiutuu automaattisesti ja sitoo yrityksen pidempään, kun taas määräaikaistilaus (esimerkiksi 12 kuukautta) antaa mahdollisuuden kilpailuttaa uudelleen joka vuosi.
Käytännön nyrkkisääntönä toimii tämä: ydinlehdet, jotka ovat osa liiketoiminnan arkea vuodesta toiseen – kuten Kauppalehti myynnille tai Tekniikka ja Talous suunnittelijoille – kannattaa tilata kestotilauksena, koska hinta on yleensä 10–15 % edullisempi kuin pätkätilauksissa. Vastaanoton viihdelehdet, joiden tarve voi muuttua, kannattaa pitää määräaikaistilauksina, jotta kokoonpanoa voi säätää vuosittain ilman irtisanomiskierrettä.
Lehtipaketit säästökeinona
Moni yritys ei tiedä, että useamman lehden yhdistäminen lehtipaketiksi tuo säästöä myös yrityskäytössä. Jos vastaanottoon halutaan sekä 7 Päivää että ET-lehti, näiden yhdistäminen pakettiin voi olla edullisempaa kuin kaksi erillistä tilausta.
Sama logika toimii ammattilehdissä: jos talousosasto tarvitsee sekä Talouselämän että Arvopaperin, kannattaa tarkistaa tarjoaako kustantaja niille yhteishintaa. Yksittäin tilattuna kumpikin maksaa tyypillisesti 200–300 € vuodessa, mutta paketoituna säästöä voi kertyä 15–20 %.
Yleisimmät virheet kilpailutuksessa
Ensimmäinen virhe on kilpailuttaa vain hinnan perusteella katsomatta sopimusehtoja. Halvin tarjous voi sisältää automaattisen uusiutumisen 24 kuukauden sitoumuksella, mikä ei sovi yritykselle, joka haluaa säilyttää joustavuuden.
Toinen virhe on unohtaa digitilausten mahdollisuus. Moni yritys maksaa yhä painetuista kappaleista, vaikka digitilaus voisi olla sekä edullisempi että käytännöllisempi, kun useampi työntekijä voi lukea samaa tilausta eri laitteilla. Ammattilehden digiversio kiertää sähköpostilla koko tiimille, kun painettu kappale jää yhden pöydälle.
Kolmas virhe on jättää verovähennysasiat selvittämättä. Ammattilehdet ja alan julkaisut ovat usein vähennyskelpoisia yrityksen kuluja, mutta tämä kannattaa varmistaa kirjanpitäjältä ennen tilausten uudelleenjärjestelyä, jotta laskutustiedot ja tositteet ovat oikeassa muodossa.
Myytti: kilpailutus ei kannata pienelle tilausmäärälle
Yleinen väärinkäsitys on, että kilpailutus ja keskittäminen kannattavat vain isoille konserneille, joilla on kymmeniä tilauksia. Todellisuudessa jo 5–8 lehden kokonaisuus riittää tuomaan mitattavaa säästöä, koska suurin hyöty ei tule volyymialennuksesta vaan päällekkäisyyksien poistamisesta ja laskutuksen selkeytymisestä.
Pienessäkin yrityksessä saattaa löytyä tilanne, jossa kaksi työntekijää on tilannut saman ammattilehden omalla piikillään ilman, että kumpikaan tiesi toisesta. Pelkkä kartoitus paljastaa tällaiset päällekkäisyydet riippumatta yrityksen koosta.
UKQ
Kuinka usein yrityksen lehtitilaukset kannattaa kilpailuttaa uudelleen?
Vuosittainen tarkistus riittää useimmille yrityksille, koska tarjoushinnat päättyvät tyypillisesti 12 kuukauden kuluttua ja hinta nousee normaalihintaan, ellei sitä tarkisteta. Ison tilausmäärän yritykselle kannattaa merkitä kalenteriin muistutus 1–2 kuukautta ennen suurimpien sopimusten uusiutumista.
Voiko yritys tilata sekä painettuja että digilehtiä samalla sopimuksella?
Kyllä, ja monelle yritykselle yhdistelmätilaus on toimivin ratkaisu: vastaanottoon painettu kappale, tiimin sisäiseen käyttöön digiversio. Kannattaa kuitenkin laskea, tarvitaanko painettua kappaletta lainkaan, jos lukijakunta on pääosin etätyössä.
Kuka yrityksessä kannattaa nimetä lehtitilausten vastuuhenkilöksi?
Toimivin ratkaisu on hallinnon tai office managementin rooli, joka jo hoitaa muitakin toistuvia hankintoja kuten toimistotarvikkeita. Vastuu kannattaa sitoa tehtävään, ei yksittäiseen henkilöön, jotta tieto siirtyy automaattisesti henkilövaihdoksissa.
Kokenut hankintavastaava aloittaa aina kartoituksesta ennen kuin koskee yhteenkään sopimukseen – vasta kun koko nykytilanne on paperilla, näkee mistä oikeasti kannattaa neuvotella. Yhdistämällä tilaukset yhdelle vastuuhenkilölle ja tarkistamalla sopimusehdot kerran vuodessa, yritys pitää lehtikulut hallinnassa ilman että kukaan joutuu käyttämään siihen kokopäiväistä työaikaa.